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AI時代下的時間管理進(jìn)修

課程編號：61777

課程價格：￥15000/天

課程時長：2 天

課程人氣：20

行業(yè)類別：不限行業(yè)     

專業(yè)類別：人工智能 

授課講師：叢興飛

  • 課程說明
  • 講師介紹
  • 選擇同類課
【培訓(xùn)對象】
希望提升個人時間管理能力的職場人士、尋求工作效率的業(yè)務(wù)團(tuán)隊或職能團(tuán)隊

【培訓(xùn)收益】
● 了解時間管理的重要性和基本原理，識別和消除時間浪費的因素 ● 掌握規(guī)劃和分配時間的有效方法，提高工作效率 ● 學(xué)會優(yōu)先級排序和任務(wù)管理技巧，增強個人的自律性和時間控制能力 ● 掌握一套系統(tǒng)的時間管理工具和方法，減少因拖延和時間浪費帶來的壓力

第一講：認(rèn)識時間管理—我們?yōu)槭裁匆匾晫嵺`管理
一、時間管理的重要性
1. 提高工作效率和生產(chǎn)力
2. 減少壓力和焦慮
3. 實現(xiàn)個人和職業(yè)目標(biāo)
二、評估個人時間管理現(xiàn)狀
1. 找出時間失控的征兆
2. 客觀分析問題的原因
3. 檢討工作目標(biāo)及內(nèi)容
學(xué)員自測：ChatGPT在線評估，幫助學(xué)員快速自我評估時間管理現(xiàn)狀，并給出定制化的反饋
三、常見的時間管理誤區(qū)，挑戰(zhàn)和調(diào)整方法
誤區(qū)1：多任務(wù)處理（Multitasking）
調(diào)整方法：專注單任務(wù)（Single-tasking）
誤區(qū)2：沒有明確的目標(biāo)
調(diào)整方法：設(shè)定SMART目標(biāo)
誤區(qū)3：忽視休息和放松
調(diào)整方法：合理安排休息時間
誤區(qū)4：低估任務(wù)所需時間
調(diào)整方法：使用緩沖時間——帕金森定律（Parkinson's Law），即“工作會在預(yù)定的時間內(nèi)自動擴(kuò)展，以填滿所有的可用時間”
案例模擬：使用AIGC生成學(xué)員時間管理誤區(qū)和解決的模擬案例

第二講：時間管理工具與方法—掌握多種有效的時間管理工具和方法
工具一：GTD方法（五個操作步驟）
1. 收集（Capture）
1）隨時記錄
2）使用收集工具
2. 理清（Clarify）
1）可操作事項：確定具體的下一步行動
2）不可操作事項：決定是存檔、丟棄還是延后處理
3. 組織（Organize）
1）使用清單：創(chuàng)建不同的清單管理不同類型的任務(wù)（如項目清單、下一步行動清單、等待中清單等）。
2）分類整理：根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)和優(yōu)先級進(jìn)行分類整理
4. 反思（Reflect）
1）每周回顧：每周花一定時間回顧和更新所有清單和項目
2）動態(tài)調(diào)整：根據(jù)實際情況及時調(diào)整任務(wù)和計劃
5. 執(zhí)行（Engage）
1）情境選擇：根據(jù)當(dāng)前情境選擇合適的任務(wù)
2）優(yōu)先級判斷：根據(jù)任務(wù)的緊急程度和重要性來決定先做什么
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：利用ChatGPT生成個性化的GTD任務(wù)清單
工具二：番茄工作法
1. 選擇任務(wù)（Choose a Task）
1）明確任務(wù)：確保你知道這段時間內(nèi)要完成的具體工作內(nèi)容
2）適當(dāng)分解：如果任務(wù)較大，可以將其分解為幾個小的可操作部分
2. 設(shè)置番茄鐘（Set a Pomodoro Timer）
3. 專注工作（Work on the Task）
1）全力以赴，不要分心
2）記錄干擾，番茄鐘結(jié)束后再處理
4. 短暫休息（Take a Short Break）
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：創(chuàng)建番茄工作法的時間追蹤工具，通過ChatGPT進(jìn)行實時提醒和反饋
工具三：日歷和任務(wù)管理軟件的選用
（以蘋果IOS CALENDAR為例）
1. 創(chuàng)建和管理事件
2. 設(shè)置重復(fù)事件
3. 使用提醒
4. 顏色編碼和分類
5. 同步和共享日歷
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：ChatGPT根據(jù)學(xué)員需求推薦適合的日歷和任務(wù)管理軟件，并提供教程

第三講：目標(biāo)設(shè)定與優(yōu)先級排序—學(xué)會設(shè)定目標(biāo)并有效排序任務(wù)優(yōu)先級
一、SMART目標(biāo)設(shè)定法
1. 具體的（Specific）
關(guān)鍵要素：回答“是什么”（What），“為什么”（Why）和“如何”（How）
2. 可衡量的（Measurable）
關(guān)鍵要素：回答“多少”（How much）或“多少次”（How many）
3. 可實現(xiàn)的（Achievable）
關(guān)鍵要素：回答“如何實現(xiàn)”（How can it be achieved）
4. 相關(guān)的（Relevant）
關(guān)鍵要素：回答“為什么重要”（Why is it important）。
5. 有時限的（Time-bound）
關(guān)鍵要素：回答“什么時候”（When）
案例：假設(shè)你想提高銷售業(yè)績，一個SMART目標(biāo)可能是？
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：使用ChatGPT幫助學(xué)員制定SMART目標(biāo)，提供模板和示例。
二、任務(wù)優(yōu)先級排序的原則——艾森豪威爾矩陣
第1象限：重要且緊急——需要立即處理的任務(wù)
特征：危機(jī)、緊急問題、最后期限臨近
1）立即處理這些任務(wù)，確保它們按時完成。
2）嘗試減少第一象限的任務(wù)數(shù)量，避免頻繁處于緊急狀態(tài)
舉例：突發(fā)的客戶投訴、臨近截止日期的項目報告
第2象限：重要但不緊急——需要計劃和安排的任務(wù)
特征：對長期目標(biāo)和個人發(fā)展非常重要，但沒有緊迫的截止日期
1）制定計劃并安排時間，優(yōu)先處理這些任務(wù)
2）通過有效的時間管理，減少第一象限任務(wù)的產(chǎn)生
舉例：制定長期職業(yè)規(guī)劃、學(xué)習(xí)新技能或參加培訓(xùn)
第3象限：緊急但不重要——可以委托他人處理的任務(wù)
特征：需要立即處理，但對長期目標(biāo)和個人發(fā)展影響不大
1）盡量委托他人處理這些任務(wù)，騰出時間專注于更重要的任務(wù)
2）識別和減少這些任務(wù)的數(shù)量
舉例：一些突發(fā)的電話或郵件。例行的、重復(fù)性的工作任務(wù)
第4象限：不緊急且不重要——應(yīng)盡量減少或避免的任務(wù)
特征：對工作和個人生活的影響都很小，通常是分散注意力的活動
1）盡量減少或避免這些任務(wù)，集中時間和精力在更重要的任務(wù)上
2）識別這些任務(wù)的來源，采取措施減少它們的出現(xiàn)
舉例：無意義的社交媒體瀏覽、過度的娛樂活動
案例討論：項目經(jīng)理小王任務(wù)清單分級：完成項目報告、制定下季度的項目計劃……
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：使用GPT制作交互式艾森豪威爾矩陣模擬器，學(xué)員練習(xí)任務(wù)分類

第四講：時間浪費識別與控制—識別和控制常見的時間浪費行為
一、常見的4大時間浪費現(xiàn)象
1. 頻繁的會議
2. 多任務(wù)處理
3. 過多的電子郵件
4. 無效的溝通
二、克服拖延癥的策略-典型的拖延癥現(xiàn)象，分析及應(yīng)對
困難1：任務(wù)開始困難
1）分解任務(wù)
2）設(shè)定開始時間
3）尋找動機(jī)
困難2：頻繁的分心
1）優(yōu)化工作環(huán)境
2）提升專注力
練習(xí)專注力訓(xùn)練：如冥想、深呼吸等
困難3：過度完美主義
1）設(shè)定合理標(biāo)準(zhǔn)
2）時間限制：為每個任務(wù)設(shè)定時間限制，避免反復(fù)修改
3）尋求反饋：及時向同事或上級尋求反饋，了解任務(wù)完成的合理標(biāo)準(zhǔn)
困難4：優(yōu)先處理低優(yōu)先級任務(wù)
1）任務(wù)優(yōu)先級排序
2）每日計劃
3）自我激勵
困難5：最后一刻趕工
1）合理估計時間：時間日志記錄任務(wù)所需時間，逐步提高時間估計準(zhǔn)確性
2）提前計劃：制定詳細(xì)的任務(wù)計劃，明確每個階段的截止日期
3）逐步推進(jìn)：將任務(wù)分解為多個階段，逐步推進(jìn)，每個階段完成后進(jìn)行檢查和調(diào)整
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：使用ChatGPT生成個性化拖延癥克服計劃，提供每日提醒和激勵語句
三、高效會議管理的方法和技巧-“六頂思考帽”會議管理方法
1. 白帽子——事實和信息
2. 紅帽子（Red Hat）——情感和直覺
3. 黑帽子（Black Hat）——批判和風(fēng)險
4. 黃帽子（Yellow Hat）——樂觀和收益
5. 綠帽子（Green Hat）——創(chuàng)造和創(chuàng)新
6. 藍(lán)帽子（Blue Hat）——控制和管理
實施步驟：確定會議目標(biāo)和議程→按照思考帽順序進(jìn)行討論→記錄和總結(jié)討論結(jié)果→整合和決策
演練場景：假設(shè)你們的團(tuán)隊需要討論一個新的市場推廣策略，按照六頂思考帽進(jìn)行討論

第五講：個人時間管理計劃——制定并執(zhí)行個人化的時間管理計劃
一、制定個人時間管理計劃的步驟
第一步：明確目標(biāo)和優(yōu)先級
第二步：記錄和分析時間使用情況
第三步：制定每日和每周計劃
第四步：使用時間塊管理法
第五步：設(shè)定合理的休息和放松時間
第六步：定期回顧和調(diào)整計劃
示例：一位項目經(jīng)理的個人時間管理計劃
ChatGPT應(yīng)用&練習(xí)：使用ChatGPT指導(dǎo)學(xué)員制定詳細(xì)的個人時間管理計劃
二、持續(xù)改進(jìn)時間管理策略
1. 定期回顧和反思——總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化時間管理策略
2. 設(shè)定SMART目標(biāo)——集中精力，提高效率
3. 優(yōu)先級管理——高效處理工作
4. 時間塊管理——提高專注力和效率，避免頻繁切換任務(wù)帶來的干擾
5. 使用有效的工具和技術(shù)——提高時間管理效率。
6. 培養(yǎng)良好的習(xí)慣
7. 學(xué)習(xí)和借鑒他人的經(jīng)驗
8. 保持身心健康
案例：假設(shè)你是一名軟件工程師，制作持續(xù)改進(jìn)時間管理的計劃 

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